Konec éry Excelu: Proč se dnes online fakturace vyplatí i drobným živnostníkům

Ručně vypisované faktury jsou dnes už spíše kuriozitou, kterou potkáte u řemeslníků ze staré školy. Do důchodu ale pomalu odchází i další metoda: faktury vypisované v Excelu nebo Wordu. Nahrazuje je online fakturace. Ta je nejen rychlejší a dostupná z mobilu, ale pro začínající podnikatele často i zcela zdarma.

Pokud stále kopírujete staré faktury, abyste v nich přepisovali data, zpozorněte. Moderní nástroje vám ušetří hodiny administrativy měsíčně. Jejich hlavní výhody si postupně projdeme.

Faktura hotová za pár vteřin a bez chyb

Největší brzdou ručního vyplňování dokladů je neustálé dohledávání a kontrolování údajů. Online nástroje jsou napojené na registr ARES. V praxi to vypadá tak, že napíšete název firmy nebo IČO a systém automaticky doplní adresu, DIČ i další náležitosti. 

Díky tomu se nestane, že v údajích o vás nebo klientovi uděláte překlep a tvorba jedné faktury se zkrátí klidně pod minutu. Pokud si navíc v aplikaci předpřipravíte ceník a adresář klientů, nemusíte ručně vyplňovat ani cenu nebo IČO. Pouze vyberete položky ze seznamu.

Kancelář v kapse

Velká výhoda online fakturace spočívá v tom, že nejste vázáni na jeden počítač. Fakturu vystavíte v tramvaji z mobilu, u klienta na tabletu nebo večer z domácího notebooku.

Většina fakturačních služeb nabízí také mobilní aplikace, které mají oproti webové verzi několik funkcí navíc – například přes foťák naskenujete přijatý doklad pomocí QR kódu, čímž si okamžitě tvoříte přehled o svých nákladech a cash flow. Lépe pak zhodnotíte, jestli je pro vás výhodnější výdajový paušál, nebo daňová evidence.

Různé druhy dokladů a párování s bankou

I když mluvíme o fakturačních aplikacích, tyto nástroje jsou malými ekonomickými systémy. Pomohou vám totiž také s tvorbou dalších dokladů, například:

• cenových nabídek,
• dobropisů
• nebo zálohových faktur.

Umožňují také párování s bankou, což je funkce, která majitelům e-shopů a freelancerům šetří nejvíce času. Fakturační nástroj propojíte se svým bankovním účtem, a jakmile klient zaplatí, systém platbu spáruje s fakturou a označí ji za uhrazenou. 

Pokud platba nedorazí včas, aplikace sama rozešle neplatičům zdvořilé upomínky. Vy tak nemusíte každý den kontrolovat bankovnictví a hrát si na vymahače.

Prověřené nástroje jsou i zdarma

Pro začátek nemusíte platit horentní sumy za licence. Většina českých hráčů na trhu nabízí bezplatné verze. Ty jsou často omezeny jen počtem kontaktů v adresáři nebo počtem vystavených dokladů, ale funkčně jsou velmi štědré.

Například oblíbená služba iDoklad umožňuje fakturovat zdarma a neomezeně, pokud spolupracujete s maximálně pěti stálými klienty. To je pro mnoho freelancerů ideální startovací pozice. iDoklad je oblíbený nástroj mezi řemeslníky, freelancery a drobný živnostníky i středně velkými firmami.

Pokud vás podrobně zajímá, jak se v nástroji pracuje, prohlédněte si průvodce fakturací v iDokladu: https://www.idoklad.cz/jak-zacit

Zdroj obrázku: Jestercine / stock.adobe.com