Jak vést účetnictví – kdy vzniká povinnost pro podvojné účetnictví a co obnáší

Správně bychom se měli ptát jenom na to, co je to účetnictví a kdo ho musí vést. Podle zákona existuje totiž už jenom jedno účetnictví, vedle kterého stojí daňová evidence (dříve jednoduché účetnictví). Podvojné účetnictví je tedy starší termín, stále se s ním setkáváme. Co podvojné účetnictví obnáší?

Kdo vede podvojné účetnictví

Vedení účetnictví je povinné pro všechny právnické osoby – v praxi jsou to zejména společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti. Pokud podnikáte jako OSVČ, máte povinnost vést účetnictví v případě, že váš obrat za předcházející kalendářní rok přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jste jako podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku. V praxi tyto případy nebývají příliš obvyklé.

OSVČ nicméně mohou vést účetnictví dobrovolně. Časté je, že OSVČ začne vést účetnictví ve chvíli, kdy najme zaměstnance. Vzhledem k administrativní náročnosti mzdové agendy je externí účetní logickým krokem. OSVČ, které účetnictví nemají, vedou daňovou evidenci a tu není problém zvládnout svépomocí.

Kromě toho zákon ukládá povinnost vést účetnictví také svěřenským a investičním fondům, družstvům, společenství vlastníků bytových jednotek, nestátním neziskovým organizacím (kromě výjimek) a organizačním složkám státu jako jsou obce, kraje či vysoké školy.

Jak vést podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví se vyznačuje těmito principy:

1. Dva hlavní účty

Každou zaúčtovanou položku musíte přiřadit na účet ‚‚má dáti‘‘ anebo na účet ‚‚dal‘‘. ‚‚Má dáti‘‘ reprezentuje firemní aktiva, ‚‚dal‘‘ firemní pasiva. 

Účet ‚‚má dáti‘‘ reprezentuje to, co jste do svého majetku položkou získali. V případě, že do firmy pořídíte majetek, bude na účtu ‚‚má dáti‘‘ hodnota zakoupeného majetku (např. cena nakoupených zásob). Pokud prodáte zboží, bude na účtu ‚‚má dáti‘‘ kupní cena tohoto zboží.

Účet ‚‚dal‘‘ eviduje, co jste museli vynaložit vy, abyste položku získali. Může to být např. kupní cena materiálu, který jste koupili. V případě, že naopak něco prodáte, zaúčtujete na účet ‚‚dal‘‘ náklad, který jste na položku museli vynaložit. 

Zní to jednoduše, ale např. v případě, že si své zboží vyrábíte, jeho zaúčtování na účet ‚‚dal‘‘ vůbec jednoduché není. Pomůže vám s tím zkušený/á účetní nebo program na podvojné účetnictví. Nebo obojí.

2. Párování

Každá položka z účtu ‚‚má dáti‘‘ musí být spárována s položkou z účtu ‚‚dal‘‘. Myšlenkou je, stavět proti sobě v účetnictví příjmy a výdaje. Jedině tak dojdete k hospodářskému výsledku, který je spolehlivým ukazatelem toho, jak na tom firma finančně je.

3. Samostatné přesně definované účty 

Účty v podvojném účetnictví jsou přesně definovány a mají dokonce stanovena svá čísla, která jste povinni respektovat (tzv. účtová osnova). Např. na mzdové náklady musíte používat účet 521, pro tržby za zboží účet č. 604 a výnosy z úroků zaúčtujete na účet č. 662. 

Zní to složitě? Program na podvojné účetnictví vám účtování značně usnadní, protože v něm máte všechny účty už nastavené, včetně interaktivní nápovědy.

4. Předepsané dokumenty 

Zákon o účetnictví stanoví, jaké dokumenty, resp. účetní knihy, musíte do svého účetnictví zařadit a účtovat v nich. Jsou to: 

• účetní deník – do kterého zapisujete položky v chronologickém pořadí,
• hlavní účetní kniha – v té se naopak účtuje ve věcném, neboli systematickém pořadí,
• kniha analytických účtů – ty slouží k detailnímu rozdělení tzv. syntetických účtů,
• a knihu podrozvahových účtů, ve které najdete třeba zástavní práva.

Pokud si pořídíte program k vedení podvojného účetnictví, nemusíte si lámat hlavu se všemi dokumenty, které musíte vést. V programu je vše připraveno, včetně podrobného návodu a odborné nápovědy.

5. Sledování položek a pohybů 

V účetních knihách primárně sledujete:

• stav a pohyb aktiv (majetku firmy),
• stav a pohyb pasiv (vlastní kapitál a pohledávky firmy),
• náklady a výnosy,
• a hospodářský výsledek. 

Vyzkoušejte si účetní software zdarma

Zatímco daňovou evidenci zvládnete vést svépomocí v excelové tabulce, u účetnictví s takovým přístupem nepochodíte. Asi nikdo už dnes nevede účetnictví formou fyzických knih a sešitů. Mnohem jednodušší je, pořídit si na vedení podvojného účetnictví program.

Většina firem, které se na účetnictví specializují, nabízí demo verzi účetního programu zdarma k vyzkoušení. Doporučujeme demoverzi si pořídit, účetní software si zdarma a bez závazků vyzkoušet a pak se případně rozhodnout, že jej zakoupíte.

Software k vedení podvojného účetnictví vám ve firmě pomůže s dalšími úkony, například vám zjednoduší: 

• mzdovou a personální problematiku, 
• správu skladů, 
• adresář,
• knihu jízd,
• nebo knihu majetku. 

Vyzkoušejte si kompletní a přehledné vedení podvojného účetnictví v Money S3. Garantujeme vám demoverzi účetního softwaru zdarma, uživatelskou jednoduchost, skvělou zákaznickou podporu a propracovaný systém návodů, manuálů a vzdělávací sekci s účetní a související tématikou.